Le suivi des bénéficiaires va bien au-delà d’un simple registre des personnes que vous aidez. C’est le fondement qui vous permet de prouver votre impact, d’assurer une distribution équitable des ressources et de prendre des décisions basées sur les données. Un système solide vous donne une image claire de qui vous aidez exactement, du soutien qu’ils ont reçu et de la différence que cela fait sur le long terme.
Pour de nombreux programmes, ce suivi longitudinal continu est bien plus précieux que des instantanés ponctuels. Que vous travailliez dans la santé communautaire, la nutrition, l’agriculture, la protection sociale ou l’aide humanitaire, les organisations ont de plus en plus besoin de voir l’ensemble du parcours des bénéficiaires à travers de multiples points de contact et résultats, plutôt que d’examiner des activités isolées.
En passant des dossiers papier traditionnels à un système numérique, vous pouvez gérer les données des bénéficiaires plus efficacement, minimiser les erreurs et accéder à des analyses à grande échelle grâce à des tableaux de bord et des rapports dédiés.
Ce guide vous présente les étapes essentielles pour configurer IASO en vue d’un suivi efficace des bénéficiaires.
Dans IASO, un bénéficiaire est appelé une entité. Une entité peut être un individu, un ménage, un patient ou autre. Chaque type d’entité dispose d’un formulaire de profil qui capture les attributs de base qui persistent tout au long du cycle de vie du programme. Les informations que vous collectez lors de la création sont entièrement configurables.
Exemple : chaque fois que le formulaire « enregistrement du patient » est soumis via l’application mobile IASO, une nouvelle entité « patient » est créée, qui peut être suivie dans le temps et dans l’espace.
Une fois les entités en place, vous pouvez créer plusieurs formulaires pour les différentes étapes de la collecte de données. La couche de workflow dans IASO définit quel formulaire est présenté à un agent de terrain en fonction du statut actuel d’un bénéficiaire. Pensez-y comme à un arbre de décision : par exemple, si un agent de terrain enregistre qu’une personne a reçu la première dose d’un vaccin lors d’une visite, IASO présente automatiquement un formulaire de « suivi de la deuxième dose » lorsque l’agent effectue une nouvelle visite au bon intervalle. La logique est configurée au niveau du workflow, séparément du formulaire lui-même, de sorte que le routage peut être mis à jour sans réécrire les formulaires.
IASO prend également en charge les cartes NFC en combinaison avec l’application mobile, ce qui permet aux agents de terrain de scanner la carte d’un bénéficiaire pour accéder instantanément à son profil complet sur place.
Dans les programmes de grande envergure, les doublons s’accumulent. La même personne s’enregistre sur deux sites sous des noms légèrement différents. L’outil de comparaison d’entités de IASO vous permet de définir des critères de correspondance, de signaler automatiquement les doublons probables et de les examiner côte à côte. La fusion de deux enregistrements préserve l’historique complet des visites des deux entités sous l’entité conservée.
Une fois les données en circulation, l’interface cartographique de IASO indique où les bénéficiaires ont été enregistrés, quelles zones ont fait l’objet de visites récentes et où la couverture est insuffisante. Les données peuvent être exportées en CSV ou connectées à un tableau de bord.
