Construire le registre : fermes, parcelles et infrastructures
Le point de départ dans IASO est un géoregistre : une carte géographique structurée de chaque acteur et lieu de la chaîne d’approvisionnement. Pour une filière café, cela couvre généralement les pays, régions, districts, coopératives, unions, stations de lavage, points de collecte, fermes et parcelles. Tout cela est entièrement configurable selon le contexte local.
Les parcelles sont cartographiées sous forme de polygones dans IASO, offrant des délimitations précises des champs plutôt qu’un simple point GPS. Les fermes et les infrastructures de transformation sont positionnées au sein de la hiérarchie administrative. Ce registre devient l’épine dorsale du système : les formulaires y sont rattachés, les utilisateurs sont limités à leur zone géographique pertinente, et toutes les données collectées sur le terrain sont automatiquement associées au bon emplacement.
Lorsque la conformité au RDUE est requise, les données GPS au niveau de la parcelle dans IASO peuvent être croisées avec des images satellites pour vérifier l’origine sans déforestation.
Collecte de données tout au long de la chaîne
Une fois le registre en place, des formulaires de collecte de données sont rattachés à chaque niveau de la hiérarchie. Les formulaires sont conçus dans Excel selon le standard XLSForm et déployés sur des appareils mobiles pour collecter des données en ligne comme hors ligne.
Quelques exemples de ce que les organisations collectent typiquement le long d’une chaîne d’approvisionnement café :
- Au niveau de la parcelle : informations sur le type de grain cultivé, la superficie, l’agriculteur associé, l’année de création, etc. Toutes ces informations peuvent être collectées une fois comme référence de base, puis mises à jour selon les besoins depuis le terrain.
- Aux points de collecte : livraisons quotidiennes liées aux agriculteurs et aux parcelles, avec les volumes et les prix, pour avoir toujours une vue claire de ce qui est arrivé, quand, et à quel coût.
Au-delà de ces étapes essentielles, les formulaires peuvent couvrir les confirmations de paiement, les enregistrements d’agriculteurs et bien plus encore.
Des QR codes imprimés sur les sacs ou les étiquettes de lots peuvent être scannés à n’importe quelle étape de la chaîne via l’application mobile IASO, permettant le suivi physique des lots à mesure qu’ils transitent du point de collecte à la station de lavage, puis au moulin de séchage.
Gestion des stocks
Pour les stations de lavage ou les coopératives gérant un inventaire physique (intrants, emballages, équipements) IASO comprend un module de gestion des stocks. Les livraisons entrantes sont enregistrées à leur arrivée. Les transferts entre sites sont suivis et les soldes de stock se mettent à jour automatiquement à mesure que les formulaires sont soumis.
Ce que le système produit
Après une saison complète d’exploitation, IASO détient un enregistrement structuré de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement : chaque agriculteur et chaque parcelle cartographiés, chaque livraison enregistrée et attribuée, chaque lot traçable jusqu’aux fermes qui y ont contribué. Les données sont exportables et peuvent alimenter des tableaux de bord, des rapports destinés aux acheteurs ou de la documentation pour les certifications.
