Un besoin concret : justifier les dépenses de partenaires techniques et financiers
Avec entre autres l’appui de la Fondation Gates et de l’Alliance Gavi, des financements sont octroyés au Ministère de la Santé Publique pour soutenir à la fois les activités programmatiques de routine et les campagnes de vaccination. Ces fonds, décentralisés jusqu’au niveau des districts sanitaires, sont essentiels pour la mise en œuvre opérationnelle des activités telles que les formations, le transport, les indemnités, l’approvisionnement en carburant, et autres dépenses logistiques. Toutefois, le suivi de l’utilisation de ces ressources ainsi que la production des pièces justificatives au niveau local restent des défis majeurs, affectant la continuité des décaissements et le traitement des demandes d’avis de non-objection (ANO) liées aux aspects financiers.
Au Niger, cette problématique est en voie de résolution grâce à IASO, la plateforme numérique développée par Bluesquare qui facilite la collecte, la transmission et l’organisation des pièces justificatives directement depuis le terrain. En digitalisant ce processus, IASO améliore significativement la transparence financière, la rapidité de la remontée d’informations et renforce la confiance entre les acteurs.
Les défis du système actuel
Avant l’adoption de IASO, les médecins chefs de district devaient envoyer manuellement les pièces justificatives nécessaires à la validation des dépenses engagées pendant les campagnes. Plusieurs problèmes majeurs freinaient ce processus :
- Délais importants dans la transmission des justificatifs
- Pertes ou absence de pièces justificatives
- Dépenses non ou mal justifiées
- Incompréhensions entre les districts et les niveaux centraux
- Échanges informels et chronophages via WhatsApp
- Charge administrative lourde
- Manque de visibilité pour les bailleurs
Cela peut entraîner des difficultés dans la justification des budgets et limiter la traçabilité des actions, ce qui souligne l’importance de renforcer les mécanismes de transparence pour assurer l’efficacité optimale des campagnes.
Une solution concrète : IASO comme outil de justification digitale
IASO a été déployé au Niger pour répondre précisément à ces enjeux. Grâce à son interface intuitive, les équipes de terrain peuvent désormais :
- Télécharger les pièces justificatives directement depuis le terrain (photos de reçus, factures, feuilles de présence, etc.)
- Associer chaque justificatif à une activité
- Suivre en temps réel l’état de la remontée documentaire
- Structurer l’information de manière standardisée et accessible
Les activités nécessitant des pièces justificatives peuvent par exemple être les suivantes : Indemnisation des agents de santé, Achat de carburant pour les véhicules de campagne, Impression de supports de communication, Organisation de formations locales, Location de véhicules ou d’équipements logistiques, Per diem pour les superviseurs de terrain… En digitalisant ces justificatifs, IASO permet aux autorités sanitaires et aux parties prenantes en charge de la partie audit de vérifier rapidement les dépenses, d’identifier les anomalies et d’accélérer les validations budgétaires, tout en allégeant considérablement la charge administrative.
Pour une meilleure expérience, vous pouvez visualiser la vidéo en plein écran.
Vidéo : démonstration de remontée de pièces justificatives côté utilisateur
Grâce à IASO, les acteurs (notamment les équipes financières) n’ont plus besoin de parcourir des centaines de kilomètres pour consulter les pièces justificatives. La justification des dépenses se fait désormais en temps réel, avec un mécanisme de validation des pièces intégré. Chaque pièce est soit validée, soit rejetée avec notification automatique précisant les motifs du rejet. De plus, un système de verrouillage empêche toute modification des pièces une fois qu’elles sont validées, garantissant ainsi l’intégrité des informations transmises.
IASO transforme un processus traditionnellement opaque et manuel en une procédure fluide, traçable et transparente. Au Niger, cette innovation marque un tournant vers une meilleure responsabilisation locale, au service de l’efficacité des campagnes de santé publique. L’utilisation de IASO au Niger a déjà permis de réduire les pertes de documents, de standardiser les formats de remontée et de renforcer la confiance dans les processus de financement décentralisé.
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